Grille d’analyse : Système de pilotage & Prise de décision

Composant analysé : tableaux de bord

Le terme « tableau de bord » est employé de manière diverse. Dans ISIDOR, un tableau de bord permet de suivre l’atteinte d’un ensemble d’objectifs. Dans le cas où aucun tableau de bord au sens strict n’est issu du SIN étudié mais qu’il existe de « simples » tableaux de situation comportant un ensemble de données, ISIDOR analysera ces tableaux.

La façon dont le problème est représenté exerce une influence majeure sur la décision. Dans des cas de décisions peu structurées, la représentation du problème détermine totalement la décision finale. Pour préserver les capacités d’innovation, il est ainsi essentiel que les tableaux de bord puissent inclure des représentations plurielles des objets importants pour l’organisation.

Les tableaux de bord doivent être adaptés aux différents niveaux de décision, et comprenant une diversité de types d’objectif et d’indicateurs.  Il serait en effet dommageable pour l’organisation que des décisions de haut niveau soient prises sur la seule base d’indicateurs a posteriori ne mesurant que la performance passée.

Degré d’explicitation du système de pilotage

• Le ou les tableaux analysés comprennent-ils bien un rappel des objectifs généraux, des objectifs déclinés, les cibles pour la période couverte, les valeurs pour la période précédente (ou la même période l’année précédente)… ? Comprend-il des commentaires explicatifs des valeurs hors normes ?

• L’ensemble de ces éléments est-il compréhensible sans ambiguïté pour les utilisateurs du tableau de

Processus de décision

Influence du tableau de bord sur les processus de décision

• Est-ce que le ou les tableaux de bord ont influé ou changé les processus de prise de décision ? Les types de décisions prises ?

• Comment les utilisateurs de ce ou ces tableaux de bord qualifient-ils le changement par rapport aux informations et outils dont ils disposaient auparavant ?

• Quels sont selon eux les manques de ce ou ces tableaux de bord ?

• Est-ce que les tableaux de bord sont la seule source d’information pour appuyer la décision ?

• Le ou les tableaux de bord soutiennent-ils toutes les phases du processus de décision ?

• Les phases Intelligence et Design sont-elles toujours pleinement réalisées ? Ou bien, à l’inverse, le tableau de bord les contraint-il fortement, voire les a de fait supprimées, réduisant la prise de décision à la seule phase du choix (dans le cadre d’une représentation du problème imposée par le tableau de bord) ?

• Y a-t-il des possibilités d’interactions (requêtes d’informations supplémentaires, zoom…) entre le décideur et le tableau de bord (dans le but de construire des solutions : phase Design) ?
bord et les personnes impactées ?

Décisions collégiales

• Le tableau de bord peut-il éclairer la délibération ? Le tableau de bord est-il utilisé collectivement comme appui à des délibérations éclairées ?

Évaluation de la pertinence des décisions prises (phase eValuation ou Review)

• Le tableau de bord comprend-il une évaluation de décisions passées ? Si non, comprend-il des éléments permettant de construire cette évaluation ?

• Le tableau de bord est-il utilisé comme appui à l’évaluation collective de décisions prises ?

• Est-ce que le tableau de bord intègre les traces de décisions stratégiques passées (par exemple au travers du rattachement des objectifs à un élément de la stratégie) ?

• Le tableau de bord permet-il de retracer le processus de décisions antérieures qui ont impacté la valeur des indicateurs du tableau de bord ?

• Le tableau de bord permet-il de connaître le/les responsables d’une décision qui a impacté la valeur des indicateurs du tableau de bord ?

Deuxième boucle de suivi

• Le tableau de bord comprend-il une évaluation de la pertinence des objectifs et des indicateurs eux-mêmes (et des analyses qui y ont mené) ?

• Si non, comprend-il des informations permettant de construire une telle évaluation ?

Contenu du tableau de bord

Cohérence avec les missions et objectifs affichés par l’organisation

• Le tableau de bord est-il en cohérence avec les missions affichées explicitement par l’organisation ?

• Le tableau de bord est-il en cohérence avec les objectifs globaux affichés explicitement par l’organisation ?

Étendue des types d’objectifs et d’indicateurs

• Les objectifs et indicateurs présents dans le tableau de bord couvrent-ils un large éventail des activités et acteurs de l’organisation (voir par exemple les quatre types du TBP) ?

• En particulier, y a-t-il bien un équilibre entre les objectifs et indicateurs a priori et a posteriori4 ? Entre des objectifs et indicateurs quantitatifs et qualitatifs ? Entre des objectifs et indicateurs financiers et non financiers ?

Personnes impactées par le tableau de bord

• Les personnes impactées par le tableau de bord (soit parce qu’il sert à évaluer leur travail, soit parce qu’il aide à prendre des décisions qui les affectent) ont-elles accès à ce tableau de bord ?

• Le tableau de bord est-il aisément compréhensible pour ces personnes ?

• Y a-t-il eu des changements perceptibles dans la vie au travail depuis la mise en place de ce tableau de bord ?

Évolution du tableau de bord

• L’utilisateur du tableau de bord peut-il aisément modifier lui-même le tableau de bord, ou au moins y ajouter des informations ? Si oui, lesquelles ?

• Si oui, peut-il les partager avec d’autres utilisateurs du tableau de bord ?

• Les utilisateurs du tableau de bord peuvent-ils aisément y ajouter des informations permettant d’évaluer des décisions prises auparavant ?

• Qui décide des modifications majeures du tableau de bord ?