Grille d’analyse : Système d’information et système d’information numérique, Représentations plurielles

Composant analysé : tableaux de bord

Le terme « tableau de bord » est employé de manière diverse. Dans ISIDOR, un tableau de bord permet de suivre l’atteinte d’un ensemble d’objectifs. Il doit en principe comprendre pour chaque indicateur le rappel de l’objectif qu’il mesure, comparer avec les valeurs d’une période antérieure, etc.
Les tableaux de bord sont composés d’indicateurs et parfois également d’informations servant à éclairer une situation. Indicateurs et informations concernent les objets et les valeurs que l’organisation considère importants. Les conventions à l’origine de leur calcul ont force de norme pour la vie de l’organisation. Les tableaux de bord peuvent être ainsi considérés comme des « abrégés du système d’information ».

Un autre composant peut être également consulté : le dictionnaire des données, collection centralisée de métadonnées sur les données d’un ensemble de bases de données. Y sont décrits leur signification, leurs relations avec d’autres données, leur origine, leur utilisation, leur plage de valeurs, etc.

Degré d’explicitation du système d’information

Objets visibles et invisibles pour l’organisation et leur description

• Quels sont les objets considérés comme essentiels par l’organisation ? Quels sont ceux qui apparaissent dans le ou les tableaux de bord ?
• En dehors de ceux-ci, y a-t-il d’autres objets considérés comme essentiels par certains membres de l’organisation ?
• Les uns et les autres font-ils l’objet de descriptions précises ?
• Ces descriptions sont-elles connues ? Par quel(s) moyen(s) ont-elles été diffusées et auprès de qui ? Sont-elles aisément accessibles (depuis un Intranet par exemple) ?
• Ces descriptions sont-elles accessibles directement depuis les tableaux de bord ?

Définitions des valeurs

• Quelles sont les valeurs considérées comme importantes par l’organisation (efficacité, qualité, performance, éthique…) ?
• Qui les a choisies ?
• Quelles sont celles qui apparaissent dans le ou les tableaux de bord analysés ?
• Font-elles l’objet de définitions précises ?
• Comment et par qui ces définitions ont-elles été produites ?
• Ces définitions sont-elles connues, en particulier par les personnes utilisant et/ou étant impactées par les tableaux de bord ?
• Les définitions des valeurs sont-elles aisément accessibles (depuis un Intranet par exemple) ?
• Peut-on accéder aux définitions des valeurs apparaissant dans les tableaux de bord directement depuis les tableaux de bord eux-mêmes ?
• Existe-t-il des moyens (procédure, instance…) pour faire évoluer les définitions des valeurs considérées comme importantes par l’organisation ?
• S’il y a eu différentes définitions dans le temps, existe-t-il une mémoire de ces différentes définitions ? Cette (éventuelle) mémoire est-elle aisément accessible ?

Dictionnaire(s) des données

• Existe-t-il un ou des dictionnaires des données ?
• Qui peut y accéder et par quel moyen ?
• Qui consulte effectivement ce ou ces dictionnaires ?

Degré d’explicitation des conventions utilisées dans le(s) tableau(s) de bord

Conventions de quantification

• Les conventions de quantification à l’origine des indicateurs présents dans les tableaux de bord sont-elles connues ?
• Peut-on accéder à la description des conventions de quantification à l’origine des indicateurs présents dans les tableaux de bord depuis les tableaux de bord eux-mêmes ?
• Comment et par qui ces conventions de quantification ont-elles été produites ?
• Existe-t-il des moyens (procédure, instance, organisation de réunions…) pour modifier ces conventions de quantification ?
• En particulier les personnes impactées (négativement) par les indicateurs d’un tableau de bord peuvent-elles demander la modification d’une ou de conventions de calcul ?

Conventions de contextualisation

• Les mises en contexte des indicateurs dans le ou les tableaux de bord ont-elles fait l’objet de discussions ? Dans quel cadre ? Avec quels participants ?
• Sinon, qui a décidé des mises en contexte des indicateurs dans le ou les tableaux de bord ?
• L’utilisateur d’un tableau de bord peut-il modifier par lui-même (sans faire appel à la DSI) les mises en contexte des indicateurs ? Si oui, quelles sont les limites à cette possibilité de modification ?
• L’utilisateur d’un tableau de bord peut-il librement ajouter des commentaires à certains indicateurs ou certaines parties du tableau de bord ? Si oui, peut-il les partager avec d’autres utilisateurs du même tableau de bord ?
• Une personne impactée par un tableau de bord peut-elle contester la mise en contexte des indicateurs à l’origine de l’impact subi ? Comment ?

Conventions sémiotiques

• Les conventions sémiotiques utilisées dans le ou les tableaux de bord étudiés sont-elles communes à tous les tableaux de bord de l’organisation ? Si non, comment la spécificité d’un tableau de bord est-elle justifiée et qui l’a décidée ?
• Les conventions sémiotiques utilisées dans le ou les tableaux de bord analysés ont-elles fait l’objet de discussions ? Dans quel cadre ? Avec quels participants ?
• L’utilisateur d’un tableau de bord peut-il modifier par lui-même les conventions sémiotiques et partager ces nouvelles conventions avec d’autres utilisateurs du tableau de bord ?
• Un utilisateur du tableau de bord ou une personne impactée par un tableau de bord peuvent-elles contester les conventions sémiotiques ? Comment ?

Représentation dominante, représentations alternatives

• Le tableau de bord comporte-t-il des données autres que des indicateurs quantitatifs : indicateurs qualitatifs, liens vers des sources d’information complémentaires (sites internet, données de l’organisation, documents de l’organisation…), commentaires textuels, images… ?
• Quelle est la représentation dominante qui s’exprime dans le tableau de bord ?
• Le tableau de bord comprend-il des représentations alternatives à la représentation dominante?
• Si oui, sous quelle(s) forme(s) sont-elles exprimées : indicateurs alternatifs, commentaires, autres données de l’organisation, liens vers documentation soutenant une autre vision… ?
• L’utilisateur du tableau de bord peut-il rajouter des informations correspondant à une vision du monde alternative ? Si oui, peut-il les partager avec d’autres utilisateurs du tableau de bord ?
• Si oui, sous quelle(s) forme(s) : indicateurs alternatifs, commentaires, autres données de l’organisation, liens vers documentation soutenant une autre vision… ?