Étape 2 : Recueil de documents et exploration du logiciel analysé
Objectifs de l’étape
L’objectif de l’étape est de recueillir l’ensemble le plus exhaustif possible de matériel en rapport avec l’application analysée.
C’est aussi le moment du premier contact concret avec l’application, avec certains utilisateurs et avec la DSI.
Contenu
1. Brefs entretiens avec des acteurs métier et des acteurs informatiques pour déterminer les documents utiles et disponibles, selon les composants analysés.
Par exemple :
- Pour les Tableaux de bord et Dictionnaire des données :
Copies de tableaux de bord (éventuellement caviardés pour les informations considérées sensibles), avec l’indication de leurs destinataires, de leur périodicité, de leur mode et périmètre de diffusion
Définition des indicateurs, de leur mode de calcul, des plages de valeurs « normales »
Dictionnaire des données
- Pour les IHM :
Copies d’écrans
Supports de formation
- Pour le Projet informatique :
Document de cadrage
Cahier des charges
Comptes-rendus de COPIL (comité de pilotage)
Comptes-rendus de COPROJ (comité projet)
Comptes-rendus des comités utilisateurs
Documents de tests et/ou recette utilisateurs + rapports de test
Documentation utilisateur (manuel d’utilisation)
Documents supports à la communication autour du projet
Supports de formation
2. Recueil effectif des documents
3. Exploration, dans la mesure du possible, des principales IHM du logiciel
Acteur principal
Consultants qui appliquent la méthode ISIDOR dans l’organisation
Acteurs impliqués
Encadrement intermédiaire des services concernés, personnels qui utilisent le système d’information numérique analysé, personnels de la DSI.
Entrées étape
Choix du logiciel qui sera l’objet de l’étude fait à l’étape 1.
Règles générales du déroulement de l’intervention.
Sorties étape
Ensemble des documents reçus.
Rapports d’exploration des IHM.
Premiers éléments pour spécifier les grilles d’entretien.
Validation
Interne à l’équipe de consultants ISIDOR.
Ressources utilisées
Temps direction et personnels organisation.
Temps consultants.
Points clés / points de vigilance
Caractère jugé transmissible ou non des documents utiles.
Disponibilité des personnels pour les entretiens (brefs) pour réunir les documents.
Disponibilité de personnels pour accompagner les consultants ISIDOR l’exploration des IHM.
Risques types
- Manque de disponibilité des acteurs de l’organisation.
- Manque de documentation sur le projet
- Documentation informelle sur le projet, qui ne peut pas être mise à disposition
- Réticences à transmettre des documents même anonymisés et/ou vidés de leurs contenus chiffrés (tableaux de bord).
- Recueil de tableaux de bord qui ne sont pas réellement une aide à la décision
- Non disponibilité de certains tableaux de bord
- Difficulté d’identification des fonctions pertinentes du logiciel à analyser
- Utilisateurs « intimidés » à l’idée d’être observés en situation de travail
- L’observation de l’utilisateur est une activité très chronophage.
De ce fait, seuls quelques utilisateurs seront observés, et cela représente un risque : il faudra que les situations observées soient suffisamment représentatives et riches.
