Grille d’analyse : Autonomie

Composant analysé : IHM

Une interface homme-machine (IHM) est l’ensemble des dispositifs physiques (écran, souris, clavier, micro…) et numériques (menu des commandes, zones de saisies, suite des pages affichables…) qui permettent à un humain d’interagir avec un système numérique : utilisation de fonctionnalités, entrées ou sorties de données…

L’IHM d’un logiciel métier peut en effet être très contraignante et guider étroitement le déroulement de la tâche (en imposant la suite des opérations à mener et certains « prérequis », en limitant l’accès à certaines données…). L’IHM peut aussi être souple, laissant à l’utilisateur une certaine autonomie.

Enfin, une IHM peut favoriser ou à l’inverse entraver la coordination et la coopération au sein d’un collectif de travail, et par suite son autonomie en tant que collectif. De même elle peut impacter l’autonomie de l’organisation toute entière.

Les modalités d’exercice du travail individuel

Vécu concret des utilisateurs avec le logiciel métier

• Quel est le ressenti général par rapport au logiciel métier ?
• Si le logiciel a accru l’autonomie de l’utilisateur, est-ce avec l’octroi des moyens nécessaires ? [ce qu’on recherche ici est le cas d’une autonomie subie, sans qu’aient été donnés les moyens de l’assumer]
• L’utilisateur a-t-il le temps/l’accès à un ordinateur pour pouvoir utiliser le logiciel ?
• L’outil permet-il d’accéder rapidement et d’identifier des éléments passés, afin de renforcer l’autonomie de l’utilisateur ?
• Une partie du travail peut-elle être faite sans le logiciel ?
• Le logiciel a-t-il créé ou supprimé des moments ou des tâches routinières qui avaient l’avantage d’alléger la charge mentale ?

Ordre des opérations (saisies, accès aux fonctions, etc.)

• Est-ce le logiciel qui guide entièrement la procédure de travail de l’utilisateur ?
• L’ordre à l’intérieur des écrans et entre les différents écrans est-il imposé ?
• L’ordre des étapes dans le logiciel peut-il être modifié ? Peut-il être choisi par l’opérateur ?

Niveau de contrainte dans les saisies

• Y a-t-il un mode de saisie « libre » ? Ou n’y a-t-il que des listes prédéterminées ? Dans les listes déroulantes, y a-t-il l’item « autre » ?
• Possibilité de faire entrer des éléments « hors cadre » pour les champs du logiciel ? Possibilité d’écrire du texte libre (pour expliquer l’état d’un dossier par exemple) ?

Traitement des corrections

• L’outil permet-il d’identifier des erreurs ?
• Existe-t-il un droit à l’erreur (et donc à l’apprentissage) avec le logiciel ?
• Qu’est-ce qui se passe quand on fait une erreur ? Certains cas d’erreurs nécessitent-ils de faire intervenir un manager ou un supérieur pour « débloquer » le logiciel ? Si oui, lesquels ?
• Peut-on revenir en arrière sans rien perdre ? Y a-t-il des retours en arrière partiels possibles ? pour remonter juste d’un cran ?

Temps

• Y a-t-il une limite de temps de saisie : système de chronométrage ? Qui décide du temps nécessaire pour telle ou telle opération ?
• Est-ce qu’il y a des horaires d’utilisation ? Peut-on utiliser l’interface quand on veut ou y a-t-il des horaires pour l’utiliser ?

Latitude décisionnelle laissée par le logiciel (marge de décision laissée à l’opérateur)

• Pour les cas particuliers : dans quels cas est-il obligatoire de faire appel à un supérieur hiérarchique, dans quels cas l’opérateur peut-il traiter le cas lui-même ?
• L’outil de travail est-il également un outil de contrôle (chronométrage, pointage, contenu, temps passé, interruptions, erreurs) ?

Détournements possibles du logiciel

• L’usage du logiciel peut-il être détourné/contourné ? Comment ?
• S’il est effectivement détourné, pourquoi l’est-il ?
• L’usage du logiciel est-il étendu (à d’autres tâche que celles pour lesquelles il est prévu) ?

Les modalités d’exercice du travail collectif

• Est-ce que l’IHM a changé la coordination existante ? Quel ressenti ont les opérateurs de ce changement ?
• Peut-il y avoir de la coopération, du travail collectif avec le logiciel ? (échange d’informations, partage de tâche : un opérateur termine ce qu’un autre n’a pas eu le temps de terminer…)
• Est-ce qu’avant la mise en place du logiciel il y avait des activités qui pouvaient être réalisées en coopération et qui ne peuvent plus l’être ?
• Y a-t-il des aspects collectifs/coopératifs dans le logiciel ? Le logiciel soutient-il ou entrave-t-il la coopération, l’intelligence collective dans l’organisation ?

L’impact sur l’autonomie de l’organisation dans sa globalité

• La mise en place du logiciel ou de ses évolutions majeures est-elle le résultat d’une pression exercée par l’environnement de l’organisation ?
• Quelle est la finalité du logiciel par rapport à l’autonomie de l’organisation dans sa globalité ?
• Est-ce que des acteurs externes à l’organisation ont accès au logiciel ? Pour quels types d’opérations ?

Catégories d’utilisateurs et droits

• Quelles sont les catégories d’utilisateurs ?
• Quels sont les droits associés à chaque catégorie ?
• Quels sont les modes de détermination de ces droits ?
• Un opérateur peut-il faire modifier ses droits ? Comment ?

Apprentissage, formation au logiciel

• L’utilisateur a-t-il eu le temps pour apprendre à utiliser le logiciel ?
• Une formation lui a-t -elle été proposée pour apprendre à utiliser le logiciel ?
• Les utilisateurs considèrent-ils qu’ils ont les compétences pour maîtriser le logiciel ?
• L’entraide entre opérateurs dans l’utilisation de l’IHM est-elle possible ?
• Quelle(s) possibilité(s) pour les utilisateurs de comprendre comment fonctionne le logiciel et de prendre du recul ?
• L’IHM favorise-t-elle l’apprentissage dans l’utilisation du logiciel ?
• Quel apprentissage dans l’acte de travail grâce à l’IHM ?

Évolution du logiciel

• Y a-t-il eu des évolutions majeures susceptibles de modifier l’objectif du logiciel ? Ont-elles fait l’objet d’une discussion ou ont-elles été imposées aux utilisateurs ?
• Quelle(s) possibilité(s) pour les utilisateurs de faire évoluer l’IHM et le logiciel ?
  • L’utilisateur peut-il proposer des modifications au logiciel ? Comment ?
  • Peut-il effectuer des modifications lui-même ? Lesquelles ?

Le rôle et les raisons de la mise en place du logiciel

Attention : à utiliser uniquement si le projet analysé (dans deux autres dimensions) n’est pas celui ayant mené au logiciel dont on analyse ici l’IHM

• Qui a décidé de la mise en place du logiciel ? de sa finalité ?
• Les salariés de l’organisation ont-ils été associés au choix du logiciel ?
• Qui a déterminé les catégories d’utilisateurs et les droits associés ?