Grille d’analyse : Dialogue social, Dispute démocratique, Citoyenneté

Composant analysé : projet informatique

Le projet informatique est un projet porté par des humains, comme tout projet. Il convient ainsi de ne pas confondre le projet informatique et le système informatique qui résulte du projet.
Un projet informatique va impliquer tout un ensemble d’acteurs : décideurs financiers, responsables métiers, consultants du numérique, développeurs, utilisateurs… Par ailleurs, de nombreuses décisions, de tous types de portées, vont intervenir tout au long du projet.
Un projet informatique est ainsi un révélateur de la vitalité (ou de l’existence même) d’un dialogue social autour du numérique, de la démocratie organisationnelle et notamment de la dispute démocratique.
On s’interrogera sur les membres de l’organisation qui sont réellement citoyens du projet informatique, mais aussi sur des parties prenantes (comme des consultants d’Entreprises de Services Numériques) qui pourraient avoir (indûment selon notre position) le statut de citoyens du projet.

Organisation de la dispute relative au projet informatique

Instances du projet

• Quelle(s) instance(s) du projet pour permettre la dispute ?

• Qui décide de la composition de ces instances ?

• Quels sont les types d’acteurs/représentants présents dans ce(s) instances ?

• Ont-ils le droit/devoir/temps d’y participer ?

• La périodicité de rencontre de chaque instance est-elle adaptée au rythme du projet ?

Information sur le/en cours de projet

• Quels acteurs ont été informés des réunions prévues, des décisions prises… ? Par qui ?

• Comment ont-ils été choisis ? Ce choix semble-t-il légitime aux yeux de tous les acteurs du projet ?

• Comment les acteurs ont-ils été informés des sujets de la dispute et des délibérations ? Information descendante uniquement ?

• Quels sont les documents explicatifs, préparatoires aux réunions et qui les reçoit ?

• Les participants à la dispute peuvent-ils être considérés comme éclairés (suffisamment informés) ?

• Qui écrit les comptes-rendus des réunions ?

• Qui les valide et qui peut les amender (tous les participants ?) ?

Gestion des réunions (COPIL, Comité de projet, groupes utilisateurs…)

Sujets de dispute/Ordres du jour

• Comment les sujets de dispute/les ordres du jour des réunions sont-ils définis ? Par qui ? Dans quel cadre/instance ?

• Quels acteurs ont été consultés pour définir les sujets de dispute démocratique ? Comment ont-ils été choisis ? Ce choix semble-t-il légitime aux yeux de tous les acteurs du projet ?

• Quelle place y a-t-il pour de nouvelles questions ? Des ajouts dans les ordres du jour ? Sur les questionnaires, y a-t-il des champs libres pour ajouter des questions ?

• Est-ce que certains sujets (considérés par des acteurs du projet comme devant faire l’objet d’une dispute) n’ont fait l’objet d’aucune discussion/délibération ?

Déroulement des réunions

• Comment et par qui la parole est-elle distribuée pendant les réunions ? (y a-t-il un tour de table systématique en début de réunion ? Réunions réellement participatives ?)

• Y a-t-il des moyens (outils, méthodes…) pour la recherche de consensus ou du consentement ? Lesquelles (communication non violente…) ? Qui y est formé ?

• Outre les réunions, quels sont les outils qui ont été mis en place pour échanger au sujet du projet informatique ? Des questionnaires (si oui : qui définit les questions, qui peut amender, taux de participation…) ? Un forum (si oui : existe-t-il une modération, faite par qui ?) ?

• Le processus de décision (discussions et délibérations) est-il explicitement formalisé ? Qui l’a arrêté ?

• En cas de désaccord(s) quels sont les moyens (outils, méthodes…) pour arriver à une décision ?

• Y a-t-il dans la gestion des projets une gestion des conflits : est-il prévu d’avoir une instance, une procédure de gestion de conflit ?

Acteurs citoyens et non citoyens du projet informatique

• Comment et par qui sont choisis les acteurs qui seront impliqués dans la dispute démocratique (participation aux délibérations) ?

• Ce choix semble-t-il légitime aux yeux de tous les acteurs du projet ?

• Qui décide de quelle information est donnée et à qui ?

• Ce choix semble-t-il légitime aux yeux de tous les acteurs du projet ?

• Quelle information a été donnée aux personnes ne faisant pas partie d’une instance du projet ?

• Des demandes d’information peuvent-elles être faites, si oui par qui et auprès de qui ?

• En particulier : les utilisateurs peuvent-ils valider le compte-rendu d’un entretien auquel ils auraient participé (dans le cadre du recueil du besoin par exemple) ?

• Les documents produits avant (ordres du jour, information préalable…) et après les réunions (minutes des débats, relevés de décisions…) sont-ils aisément accessibles ? Qui a le droit de consultation de ces documents ?

• Comment sont aménagés les temps de la dispute dans le temps de travail pour permettre aux acteurs de la dispute d’être éclairés, et d’y participer ?

• Les participants à la dispute ont-ils consacré du temps pour analyser les informations qui leur ont été communiquées, forger leur conception de ce que devraient être les finalités/objectifs/étapes du projet informatique, proposer des alternatives ?

• Quelle est la place des conseils extérieurs (ESN, et notamment assistance MOA…) dans la dispute démocratique ? Participent-ils pleinement à la dispute ?

• Comment les décisions sont-elles transmises à l’ensemble des acteurs (même ceux ne participant pas à la dispute) ?

Vie démocratique selon les étapes du projet

Décision de lancer le projet

• Quels acteurs ont participé à la décision de lancer le projet ? Par demande, consultation ?

• Quelle communication (comment, vers qui…) sur la décision de lancer le projet ?

Cadrage

• Quels acteurs ont participé au cadrage du projet ? À quel titre ? Consultation ? Pouvoir de décision ?

• Quels acteurs ont pu discuter, voire remettre en cause les objectifs du projet ? Dans quel cadre/instance, avec quelles informations ?

• Quelle communication (comment, à qui…) sur les objectifs du système à construire, sur le contenu de la note de cadrage du projet ?

• Les utilisateurs ont-ils participé à l’expression du besoin ? Les utilisateurs ont-ils pu remettre en cause l’existant, proposer des alternatives ? Dans quel cadre/instance, avec quelles informations ?

Planification / Conception / Développement : qui est informé, qui participe, avec quels pouvoirs (consultation, décision…) ?

• Quels acteurs ont participé aux phases de conception ? De développement ?

• À quel titre ? Consultation ? Pouvoir de décision ?

• Quelle communication (comment, à qui…) sur les choix faits en matière de conception et de développement ?

Livraison et recette

• Quels acteurs ont participé aux phases de livraison et recette ? Qui a déterminé les jeux de tests, le cahier de recette ? Si avis divergents entre les différents participants à la recette, comment le consensus est-il trouvé ?

• Quelle communication (comment, à qui…) sur les résultats des tests effectués ?

Déploiement/maintenance/évolution

• Quels acteurs ont participé au déploiement ?

• Qui a fixé le contenu des formations, les participants à celles-ci ?

• Les formations ont-elles été évaluées par les participants, et si oui, quand (en fin de formation, et/ou après un temps d’utilisation du système) ?

Gestion du projet, gestion de la vie du système lui-même

• Quelle est la durée prévue du projet informatique ?

• Où s’arrête le cycle de vie du projet, et en particulier quelle est la portée de la dernière étape (maintenance/évolution) ?

• Quelles possibilités de participer à l’évolution du système après la fin du projet ?

• Est-ce qu’il est prévu une gestion de projet pour l’évolution de l’outil à moyen et long termes ?

• Y-a-t-il des instances qui perdurent tout au long de la vie du SIN ? Lesquelles ?

• Si les utilisateurs sont représentés dans ces instances, par qui le sont-ils ?

• Quelle périodicité de rencontre entre les utilisateurs dans cette instance éventuelle ?

• Les utilisateurs ont-ils le devoir, le temps d’y participer ?

• Par qui les représentants dans ces instances ont-ils été désignés et selon quelles modalités ?

• Ces procédures de désignation des représentants ont-elles été discuté en amont ? Dans quel cadre/instance ?

• Ces procédures sont-elles considérées comme légitimes par les utilisateurs ?

• Comment ces instances assurent-elles la mémorisation de l’apprentissage organisationnel ?

• Comment les demandes de modification, signalement d’erreurs sont-ils remontés ? À qui ? Dans quel cadre/instance ?

• Existe-t-il des limites préétablies aux possibilités d’évolution ?

• Comment et par qui les demandes sont-elles priorisées ? Les critères de priorisation sont-ils connus ? Ont-ils été discutés ?