Cadrage

Le Cadrage est la phase la plus stratégique d’un projet informatique.

Nota : dans certains cas particuliers (utilisation d’une démarche agile notamment), le Cadrage peut être très réduit. Mais dès qu’un projet atteint une certaine taille, cette phase cruciale doit être pleinement réalisée.

Autres dénominations : initialisation/lancement du projet, étude préalable, étude de faisabilité, vision de l’architecture¹…

Objectifs de la phase

• Vérifier l’opportunité du projet.
• Fixer les objectifs et le périmètre du projet.
• Déterminer la liste des parties concernées et leurs rôles.
• Donner une vision fonctionnelle du domaine et des relations avec les autres domaines, identifier le périmètre impacté par le projet.
• Définir les besoins/exigences fonctionnels et non fonctionnels (à un niveau qui peut être encore assez global), identifier les contraintes d’architecture.
• Construire une vision macro de l’architecture initiale et de l’architecture cible.
• Réaliser des choix structurants : évaluer l’investissement (temps, moyens humains et techniques), analyser les risques « à faire » et ceux « à ne pas faire » (et les plans possibles pour les réduire), fixer un horizon au projet.
• Définir une première composition des comités, au niveau des rôles, profils et spécialités requis (même si on ne peut encore mettre tous les noms en face).
• Parvenir à un glossaire du projet avec chaque terme défini sans ambiguïté selon les différents contextes, en particulier tous ceux utilisés pour décrire les besoins².
• Définir une base de référence pour la suite du projet : le dossier de cadrage (sortie de la phase) est une forme de « cahier des charges » pour la phase suivante.

Nota : les enjeux pour le haut management

Pour le haut management les enjeux liés au projet portent en général sur :

• L’alignement du projet avec les enjeux stratégiques, par ex. augmenter le panel de clients, pénétrer un nouveau marché…
• L’alignement du projet sur les grandes options de gestion, par ex. baisse des coûts, logique d’externalisation, diminution des risques, etc.

Ces enjeux doivent apparaître dans les exigences du projet.

Les entrées et sorties de la phase

Entrées

Le Cadrage étant la première phase du projet, l’entrée de la phase peut être très succincte : un titre de projet, un ordre de quelques lignes, parfois même (rarement) une idée.

Sorties

Note (ou dossier) de cadrage.

Autres dénominations : lettre de mission, note de synthèse, note de lancement.

Classiquement, le document précise les réponses aux questions QQOQCCP³ (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi,) :

• Q – Quoi : contenu du projet, périmètre
• Q – Qui : acteurs liés au projet (porteur projet métier, MOA, MOE, utilisateurs clés…), parties impactées
• O – Où : lieu(x) de réalisation et d’implantation
• Q – Quand : planning, dates clés (dont la date souhaitée de fin de projet), périodicité des divers types de réunions
• C – Comment : au sens de méthodes, ressources, budget… (mais il ne s’agit pas encore de définir comment on va techniquement répondre au besoin)
• C – Combien : budget
• P – Pourquoi : finalités du projet et contexte existant

Acteurs impliqués

Un des objectifs du Cadrage est de définir la liste des acteurs concernés (le « QUI ? » de la note de cadrage).
Pour réaliser la phase, un premier groupe de personnes est réuni, majoritairement des « sachants » métier :

• le pilote du projet (sponsor) : acteur essentiel du Cadrage, celui qui porte la vision stratégique, les enjeux du projet. Il prend les décisions structurelles, d’objectifs, de modification du périmètre du projet, de réallocation du budget… Il doit valider les changements de cap s’il y a des problèmes techniques. Il a un droit de signature sur le projet (car on lui a confié un budget pour le projet).
• Analystes métier (soit des opérationnels, soit des sachants métier).
• MOA (maître d’ouvrage, product owner) : de moins haut niveau que le pilote, mais est là tout au long du projet (participe à des réunions hebdomadaires ou plus fréquentes encore). Il doit connaître le système de production, c’est un agent du système de production (mais il arrive parfois que ce soit un consultant).
• Assistant MOA (présent à 100%) : doit avoir une connaissance métier. Il recueille les besoins de la MOA, pour alléger le travail de la MOA. Il peut être un consultant (c’est souvent le cas).

Nota : pour la définition de la liste nominative des acteurs qui seront impliquées dans le projet (le « QUI ? »), il peut y avoir une négociation entre l’équipe de la MOE (maîtrise d’œuvre) et le sponsor pour éviter certaines personnes considérées comme « négatives» (ayant posé trop de problèmes lors de précédents projets).

Contenu de la phase

Il est important de définir à l’avance la durée du Cadrage, en prévoyant un maximum de réunions/interviews avec le sponsor/pilote du projet pendant la phase. La durée du cadrage par exemple peut être fixée à 1 mois.

Il faut qu’il y ait des points de rencontre réguliers prévus à l’avance (ex. tous les vendredis à 14h), pour limiter les absences aux réunions et par suite les retards dans les prises de décision.

La participation constante de la partie « métier » (entretiens pour l’expression du besoin, réunions, validation de points intermédiaires…) est absolument indispensable pour cette phase.

La phase intègre une étude préalable permet de produire une représentation du domaine concerné permettant de faire un diagnostic (opportunité) et de mettre en évidence des besoins (exigences) fonctionnels et non fonctionnels. L’étude permet de définir : une structuration du domaine en processus, le choix d’un sous-ensemble représentatif (SER) dans le cas où le domaine est important, une description des données, un diagnostic et un premier ensemble de besoins (macro-besoins).

Il n’y a pas véritablement de règles pour définir les utilisateurs qui seront interviewés. Si tous les utilisateurs ne pourront être interviewés et s’il faut donc définir un panel, c’est dans le domaine métier que les utilisateurs sont choisis. Ce sont des experts métier.

La recherche d’experts passe par les directeurs (par ex. : s’il y a besoin d’un expert juridique le pilote ou le MOA voit avec le directeur juridique).

Nota que les exigences fonctionnelles générales sont souvent écrites par le côté MOE (c’est également le cas pour les exigences fonctionnelles détaillées).
L’étude préalable permet aussi de référencer des éléments déjà constitués utiles au projet. Par exemple, il peut exister des spécifications détaillées (même très partielles) utilisables.

On établit une traçabilité entre les enjeux et les besoins. Ces derniers sont hiérarchisés dans le cadre des zones d’urbanisation⁴ (organisation de domaines fonctionnels) quand celles-ci ont été définies. On identifie les principaux processus métier qui seront impactés.

Un premier travail de conception et d’organisation peut ensuite être mené. Il doit permettre de proposer une ou plusieurs solutions aux niveaux conceptuel et organisationnel. Suivra alors un bilan de la ou des solutions proposées en termes de caractéristiques fonctionnelles, qualité, coût et délais.

Mais dans certains projets, il n’y a pas forcément de solution à ce stade (ce sera fait dans la phase de Conception).

Nota : parfois la décision d’acheter un logiciel sur étagère (progiciel) est prise dès cette première phase (Cadrage).

Informations habituellement diffusées/traitées

L’information est diffusée à deux types d’acteurs :

1. Ceux qui ont besoin de connaître.
   Si le dialogue social est une réelle composante du projet, les acteurs impliqués seront destinataires de l’information du projet car ils seront source d’exigences.
2. Ceux qui sont autorisés à savoir.
   L’appartenance à cette catégorie doit être négociée dès le départ du projet.

L’information des non membres du projet mais qui seront impactés par le nouveau système relève du rôle du pilote (sponsor) et de la MOA, lesquels sont tenus de consulter et d’informer leur « base ».